Daten­schutz­erklärung

Einleitung

Die Hotel von Rotz AG mit Sitz an der Industriestrasse 29 in 9552 Bronschhofen (in der Folge Hotel von Rotz oder auch ‘wir’, ‘uns’ genannt) ist eine Tochtergesellschaft der von Rotz Holding AG.

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Wir handeln nach den gesetzlichen Bestimmungen des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG), der Verordnung über den Datenschutz (DSV) und andere, gegebenenfalls anwendbare datenschutzrechtliche Bestimmungen des schweizerischen oder EU-Rechts, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechtlich verantwortlich:

Hotel von Rotz AG, Industriestrasse 29, 9552 Bronschhofen; hotel@vonrotz.ch

Zu welchem Zweck bearbeiten wir welche Daten?

Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, unsere Webseiten (hotel-vonrotz.ch; restaurant-cabrio.ch nachfolgend ‘Webseite’) verwenden oder sonst mit uns zu tun haben, beschaffen und bearbeiten wir verschiedene Kategorien Ihrer Personendaten. Diese Daten werden insbesondere zu den folgenden Zwecken beschafft und bearbeitet:

  1. Erbringung der von Ihnen angeforderten Dienstleistungen und insbesondere erbringen und einfordern der vertraglichen Verpflichtungen (bspw. Dienstleistung und Inkasso)
  2. Erfüllen der mit der Geschäftstätigkeit anfallenden (administrativen) Aufgaben (bspw. Korrespondenz, Kommunikation etc.)
  3. Erfüllen der rechtlichen, buchhalterischen und steuerlichen Verpflichtungen
  4. Betrieb unserer Webseite und Verbesserung unserer elektronischen Angebote (bspw. kostenloses WLAN, Newsletter etc.)
  5. Risikomanagement (bspw. zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und Unternehmens-führung und -Entwicklung (bspw. Ressourcenplanung und/oder An- und Verkauf von Betriebsteilen oder Unternehmen etc. )
  6. Marketingzwecke (bspw. Versand von Werbe- und Marketingmitteilungen, einschliesslich des Versands von Newslettern und Marktforschungsumfragen, mit automatisierten Systemen [SMS, MMS, E-Mail, Push-Mitteilungen] und nicht automatisiert [postalisch, Callcenter])
  7. Nur bei Bewerbungen: Analyse der Lebensläufe und Kontaktaufnahme mit den Bewerbenden, die ihre Bewerbung eingereicht haben

Woher stammen die Daten?

Wir bearbeiten Daten, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen, wie etwa Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Online-Kennung, Standortdaten, Angaben zur Buchung oder zum Zahlungsverhalten, sowie weitere Informationen, die mit einer Anfrage, einer Dienstleistung oder einem Benutzerprofil in Verbindung stehen.

In Ausnahmefällen, wo es für die Erbringung der Dienstleistung unbedingt erforderlich ist, bearbeiten wir auch besonders schützenswerte Personendaten, wie beispielsweise Daten zur Gesundheit (z. B. bei einer Bewerbung oder Menüwünschen bei Allergien).

Die bearbeiteten personenbezogenen Daten können in folgende Kategorien fallen, bzw. aus folgenden Quellen stammen:

a) Von Ihnen

Wenn Sie Dienstleistungen von uns beanspruchen oder Verträge mit uns abschliessen, geben Sie uns Ihre Daten bekannt. Dazu sind sie nicht verpflichtet. Allerdings ist die Umsetzung von Geschäftsbeziehungen ohne Datenbearbeitung oft nicht möglich. Sodann werden beim Besuch der Webseite automatisch technische Daten erfasst, z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, besuchte Seiten, Referrer-URL sowie Informationen über das verwendete Betriebssystem. Diese Daten sind notwendig für die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Webseite und werden zur statistischen Auswertung verwendet.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder, Vertretende oder sonstige verbundene Personen) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).

b) Von Dritten (insbesondere Drittsystemen/-portalen)

Daten können auch über Drittsysteme oder -portale erhoben werden, wie beispielsweise Partnerunternehmen oder Buchungsplattformen. Bevor uns Drittanbieter Daten von Drittsystemen/-portalen übermitteln, sind Sie von den Drittanbietern über diese Übermittlung vorgängig informiert worden.

Wie werden bei unserer Webseite Cookies eingesetzt?

a) Allgemeine Informationen zu Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die durch eine Webseite und mithilfe des Browsers auf der Festplatte eines Clientcomputers abgelegt werden, um kleinere Informationsmengen der Webseite für einen gewissen Zeitraum abzuspeichern. Generell gibt es verschiedenste Arten von Cookies. Manche sind für das Funktionieren der Webseite essenziell, wie z. B. Navigations- oder Warenkorb-Cookies. Des Weiteren gibt es sogenannte Analytics-Cookies, die Informationen – z. B. über die Anzahl der Webseitenbesucher und den Weg der Besucher auf die Webseite – sammeln. Funktions-Cookies ermöglichen es der Webseite, sich an Ihre getroffene Auswahl zu erinnern (z. B. selektierte Filtereinstellungen oder automatische Sprachvoreinstellung einer Webseite).

Darüber hinaus gibt es Cookies, sogenannte Profilierungs-Cookies, die Präferenzen und Aktionen des Nutzers erfassen. Anhand dieser Informationen wird ein Nutzerprofil erstellt. Dies dient dazu, Werbebotschaften mit den Interessen der Nutzer zu kombinieren und ermöglicht damit eine zielgruppenbezogenere Werbung. Vielfach sind es Cookies von Drittanbietern, die der Webseitenbetreiber für das Ausstrahlen personalisierter Werbung verwendet.

b) Einwilligungspflicht für Cookies

Unsere Webseite verwendet eine Technologie, genannt CMP (Consent Management Platform). Beim Aufrufen der Webseite erscheint ein Banner, der den Webseiten-User über den Einsatz von Cookies informiert, ihm verschiedene Möglichkeiten der Einwilligung (allen Cookies, einzelnen Kategorien von Cookies oder jedem einzelnen Cookie getrennt zustimmen) bietet und detaillierte Informationen über die verschiedenen Cookies bereitstellt. Die CMP merkt sich die getroffenen Einstellungen des Webseiten-Users und wendet diese beim nächsten Webseitenbesuch wieder an.

Cookies, welche zur korrekten Funktion der Website benötigt werden, können nicht ausgeschaltet werden. Der Einsatz der übrigen Cookies hängt von Ihrer Zustimmung ab. Sie haben zudem das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. In diesem Fall kann es sein, dass einige Komfortfunktionen nicht anwendbar sind. Beachten Sie bitte, dass die meisten Internetbrowser Cookies automatisch akzeptieren. Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, wenn Sie ein neues Cookie erhalten. Bitte konsultieren Sie dazu die Benutzeranleitung Ihres Browsers.

Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Im Zusammenhang mit den vorne unter Ziffer 3 aufgeführten Zwecken übermitteln wir Ihre Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern:

a) Verbundene Unternehmen innerhalb der von Rotz Gruppe

Einzelne (interne und externe) Dienstleistungen werden innerhalb der von Rotz Gruppe zentral oder durch einzelne Gesellschaften zugunsten der anderen Gesellschaften erbracht. Dazu zählen beispielsweise administrative, buchhalterische oder marketingtechnische Aufgaben. Entsprechend werden Ihre Daten innerhalb der von Rotz Gruppe der Mutter- und den Tochter-Gesellschaften der von Rotz Gruppe bekannt gegeben und von diesen und deren Mitarbeitenden bearbeitet.

b) Dienstleister und Partnerunternehmen

Wir arbeiten mit Dienstleistern und Partnerunternehmen im In- und Ausland zusammen, die in unserem Auftrag in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder in eigener Verantwortung Daten bearbeiten, die sie von uns erhalten oder für uns erhoben haben.

Grundsätzlich sind unsere Dienstleister und Partnerunternehmen im gleichen Umfang wie wir selbst zum Datenschutz verpflichtet. Wenn das Datenschutzniveau in einem Land nicht dem schweizerischen bzw. dem europäischen entspricht, stellen wir vertraglich sicher, dass der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten demjenigen in der Schweiz bzw. in der EU jederzeit entspricht.

c) Behörden und Gerichte

Behörden, Gerichte oder andere staatliche Stellen, sofern eine gesetzliche Pflicht oder behördliche Anordnung zur Offenlegung besteht.

d) Weitere Personen

Allfällige weitere Dritte, mit welchen wir zur Erfüllung der Zwecke gemäss Ziffer 3 zusammenarbeiten. Das betrifft z.B. von Ihnen angegebene Lieferadressaten oder Zahlungsempfänger oder Dritte im Rahmen von Vertretungsverhältnissen etc.

Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können.

Aufbewahrung der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange bearbeitet, wie es die unter Ziffer 3 genannten Zwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen verlangen. Darüber hinaus können einzelne Daten zur Erfüllung von Nachweispflichten archiviert werden.

Welche Rechte haben betroffene Personen?

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen oder uns aufzufordern Daten zu berichtigen oder zu löschen, sofern diese falsch sind oder kein Grund für die weitere Speicherung besteht. Ausserdem können Sie Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben und die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen.

Das Recht einer Bearbeitung Ihrer Daten zu widersprechen gilt insbesondere bei Datenbearbeitungen zum Zwecke des Marketings.

Ihre Rechte ausüben können Sie jederzeit unter hotel@vonrotz.ch.

Welche Drittanbietersysteme setzen wir ein?

Zur effizienten Abwicklung von Reservierungen, Gästemanagement und Veranstaltungsanfragen verwendet die Hotel von Rotz AG verschiedene spezialisierte Softwaresysteme externer Anbieter.

a) Gastronovi (Tischreservierungssystem)

  • Zweck der Verarbeitung: Verwaltung und Annahme von Online-Tischreservierungen im Restaurant.
  • Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Datum/Uhrzeit der Reservierung, Sonderwünsche.
  • Datenempfänger: Gastronovi GmbH, Deutschland.
  • Weitere Informationen: https://www.gastronovi.com/datenschutz

b) MEWS (Hotel-Property-Management-System)

  • Zweck der Verarbeitung: Verwaltung von Zimmerbuchungen, Check-in/out, Abrechnung und Kommunikation mit Gästen.
  • Verarbeitete Daten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Reisedaten, Zahlungsinformationen, Ausweisdaten (wo erforderlich).
  • Datenempfänger: Mews Systems B.V., Niederlande.
  • Hinweis zur Datenübermittlung: Daten können auch ausserhalb der Schweiz und des EWR verarbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäss Art. 16 DSG.
  • Weitere Informationen: https://www.mews.com/en/privacy-policy

c) ARIANE Systems (Self-Check-in-Kiosk & Mobile Check-in)

  • Zweck der Verarbeitung: Automatisierter Check-in und Check-out durch Gäste, ohne Rezeption.
  • Verarbeitete Daten: Name, Adresse, Identitätsnachweis, Aufenthaltsdaten.
  • Datenempfänger: Ariane Systems, Frankreich.
  • Weitere Informationen: https://ariane.group/en/data-protection-policy/

d) Eventtemple (Eventmanagement-Software)

  • Zweck der Verarbeitung: Planung, Verwaltung und Kommunikation im Rahmen von Eventanfragen (z. B. Seminare, Bankette).
  • Verarbeitete Daten: Name, Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit, Veranstaltungsinformationen.
  • Datenempfänger: Event Temple Inc., Kanada.
  • Hinweis zur Drittlandübermittlung: Kanada wird von der EU und der Schweiz als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt
  • Weitere Informationen: https://www.eventtemple.com/legal-articles/privacy-policy

Änderungen

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem 7. November 2025. Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, den Inhalt ganz oder teilweise zu ändern oder zu aktualisieren, auch aufgrund von Änderungen in der geltenden Gesetzgebung. Deshalb hält Sie der Verantwortliche an, diesen Abschnitt regelmässig zu besuchen, um sich über die neueste und aktuellste Version dieser Datenschutzerklärung zu informieren.

Privacy Policy

Introduction

Hotel von Rotz AG, with its registered office at Industriestrasse 29, 9552 Bronschhofen, Switzerland, (hereinafter referred to as “Hotel von Rotz” or “we”, “us”) is a subsidiary of Von Rotz Holding AG.

Your trust is important to us. We act in accordance with the statutory provisions of the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP; Bundesgesetz über den Datenschutz, DSG), the Swiss Data Protection Ordinance (DPO; Verordnung über den Datenschutz, DSV) and other applicable data protection provisions under Swiss and EU law, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR).

Who is the controller of your data?

For the processing described in this Privacy Policy, the following party is designated the controller under data protection law:

Hotel von Rotz, Industriestrasse 29, 9552 Bronschhofen, Switzerland; hotel@vonrotz.ch

What data do we process and for what purpose?

When you use our services, visit our websites (hotel-vonrotz.ch, restaurant-cabrio.ch; hereinafter referred to as the “Website”) or otherwise engage with us, we collect and process various categories of your personal data. These data are collected and processed for the following purposes in particular:

  1. Providing the services you have requested and, in particular, fulfilling and enforcing contractual obligations (e.g. services and debt collection)
  2. Performing the (administrative) tasks associated with business activities (e.g. correspondence, communication, etc.)
  3. Fulfilling legal, accounting and tax obligations
  4. Operating our Website and improving our electronic services (e.g. free Wi-Fi, newsletters, etc.)
  5. Risk management (e.g. to protect against criminal activities) and corporate governance and development (e.g. resource planning and/or the acquisition and sale of business units or companies, etc.)
  6. Marketing purposes (e.g. sending advertising and marketing communications, including newsletters and market research surveys, using automated systems [SMS, MMS, e-mails, push notifications] and non-automated systems [post, call centres])
  7. Only for job applications: analysing CVs and contacting applicants who have submitted a job application

Where do the data originate?

We process data that relate to an identified or identifiable natural person, such as names, addresses, telephone numbers, e-mail addresses, IP addresses, online identifiers, location data, details of bookings or payment behaviour and other information related to a request, a service or a user profile.

In exceptional cases, where it is absolutely necessary for the provision of the service, we also process sensitive personal data, such as health data (e.g. in the case of job applications or menu requests for allergies).

The personal data processed may fall into the following categories or originate from the following sources:

a) From you

When you use our services or conclude contracts with us, you provide us with your data. You are under no obligation to do so. However, it is often not possible to implement business relationships without processing certain data. When you visit the Website, technical data are automatically collected, e.g. your IP address, your browser type, the date and time of access, the web pages visited, the referrer URL and information about the operating system used. These data are necessary for the functionality and security of the Website and are used for statistical evaluation.

If you disclose data about other persons (e.g. family members, representatives or other associated persons) to us, we assume that you are authorised to do so, that these data are accurate and that you have ensured that these persons have been informed about this disclosure, insofar as a legal obligation to provide information applies (e.g. by bringing this Privacy Policy to their attention in advance).

b) From third parties (especially third-party systems/portals)

Data can also be collected via third-party systems or portals, such as partner companies or booking platforms. Before third-party providers transfer data from third-party systems/portals, you will be informed in advance by the third-party providers about this transfer.

How are cookies used on our Website?

a) General information on cookies

Cookies are small text files that are stored on the hard drive of a client computer by a website and with the help of the browser in order to store small amounts of information from a website for a certain period of time. In general, there are various types of cookies. Some are essential for the functioning of a website, such as navigation cookies or shopping basket cookies. There are also analytics cookies, which collect information such as the number of visitors to a website and the path visitors take to a website. Functional cookies enable a website to remember your choices (e.g. your choice of filter settings or the automatic language settings for a website).

In addition, there are cookies known as profiling cookies, which record the preferences and actions of the user. This information is used to create a user profile. This serves to combine advertising messages with the interests of users and thus enables more target-group-oriented advertising. In many cases, these are third-party cookies that the website operator uses to display personalised advertising.

b) Consent requirement for cookies

Our Website uses a technology known as a consent management platform (CMP). When the Website is accessed, a banner appears that informs the Website user about the use of cookies, offering the Website user various options for consent (to accept all cookies, individual categories of cookies or each individual cookie separately) and providing detailed information about the different cookies. The CMP remembers the settings selected by the Website user and applies them again the next time the user visits the Website.

Cookies that are necessary for the correct operation of the Website cannot be disabled. The use of the other cookies depends on your consent. You also have the right to withdraw your consent at any time. In this case, some comfort functions may not be available. Please note that most Internet browsers automatically accept cookies. You can configure your browser so that no cookies are stored on your computer or so that a message always appears when you receive a new cookie. Please consult the user manual of your browser for more information.

To whom do we disclose your data?

In connection with the purposes listed above in section 3, we transfer your data in particular to the following categories of recipients:

a) Affiliated companies within the von Rotz Group

Individual (internal and external) services are provided within the von Rotz Group centrally or by individual companies for the benefit of other companies. These include administrative, accounting and marketing tasks. Accordingly, your data will be disclosed within the von Rotz Group to the parent company and subsidiaries of the von Rotz Group and will be processed by them and their employees.

b) Service providers and partner companies

We work with service providers and partner companies in Switzerland and abroad who process data on our behalf (either jointly with us or on their own responsibility) which they have received from us or collected for us.

In principle, our service providers and partner companies are obliged to protect data to the same extent as we are. If the level of data protection in a country does not correspond to that in Switzerland or Europe, we take contractual measures to ensure that the protection of your personal data corresponds to that in Switzerland or the EU at all times.

c) Authorities and courts

Authorities, courts and other government agencies, provided there is a legal obligation or official order to disclose information.

d) Other persons

Any other third parties with whom we cooperate to fulfil the purposes set out in section 3. This concerns, for example, delivery recipients or payees specified by you or third parties within the framework of representative relationships.

All of these categories of recipients may in turn involve third parties, meaning that your data may also become accessible to the said third parties.

Retention of personal data

Personal data will be processed for as long as required for the purposes specified in section 3, the statutory retention periods and our legitimate interests. In addition, individual data can be archived for the fulfilment of documentary requirements.

What rights do data subjects have?

You have the right to request information about your personal data at any time or to ask us to rectify or erase data, provided that the said data are incorrect or there is no reason for further retention of the said data. Furthermore, you can object to the processing of your data and request that certain personal data be provided in a commonly used electronic form or transferred to another controller.

The right to object to the processing of your data applies particularly to data processing for marketing purposes.

You can exercise your rights at any time by e-mailing hotel@vonrotz.ch.

Which third-party systems do we use?

Hotel von Rotz uses various specialised software systems provided by external providers to efficiently handle reservations, guest management and event enquiries.

a) Gastronovi (table-reservation system)

  • Purpose of processing: administration and acceptance of online table reservations in the restaurant.
  • Data processed: names, e-mail addresses, telephone numbers, date/time of reservations, special requests.
  • Data recipient: Gastronovi GmbH, Germany.
  • Further information: https://www.gastronovi.com/en/data-protection/

b) Mews (hotel property management system)

  • Purpose of processing: management of room bookings, check-in/checkout, billing and communication with guests.
  • Data processed: names, addresses, contact details, travel details, payment information, identification details (where required).
  • Data recipient: Mews Systems B.V., Netherlands.
  • Note concerning data transfers: Data can also be processed outside Switzerland and the EEA. The transfer is carried out on the basis of standard contractual clauses in accordance with Art. 16 FADP.
  • Further information: https://www.mews.com/en/privacy-policy

c) Ariane Systems (self-check-in kiosk and mobile check-in)

  • Purpose of processing: automated check-in and checkout process for guests, without a reception desk.
  • Data processed: names, addresses, proofs of identity, residency data.
  • Data recipient: Ariane Systems, France.
  • Further information: https://ariane.group/en/data-protection-policy/

d) Event Temple (event-management software)

  • Purpose of processing: planning, management and communication in connection with event enquiries (e.g. seminars, banquets).
  • Data processed: names, contact details, company affiliations, event information.
  • Data recipient: Event Temple Inc., Canada.
  • Note concerning transfer to third countries: Canada is recognised by the EU and Switzerland as a country with an adequate level of data protection.
  • Further information: https://www.eventtemple.com/legal-articles/privacy-policy

Amendments

This Privacy Policy is valid as of 7 November 2025. The controller reserves the right to amend or update the contents of this Privacy Policy in whole or in part, including due to changes in applicable legislation. Therefore, the controller encourages you to visit this section on a regular basis to stay informed about the latest and most current version of this Privacy Policy.